Polityka prywatności serwisu kolananierdzewne.pl

Administratorem danych osobowych jest Avirago Izabella Kramarz, ul. Świętochłowicka 5/16, 41-909 Bytom, NIP 626-165-17-51, REGON 277681531 (dalej: „Administrator”). Serwis kolananierdzewne.pl jest marką handlową Administratora (avirago.pl).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się przez formularz kontaktowy.

• Zapytania ofertowe i obsługa ofert - dane firmy (nazwa, adres, NIP), imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, telefon, treść zapytania i pozycje wyceny, a przy akceptacji oferty także adres dostawy, dane osoby kontaktowej do dostawy i numer zamówienia klienta. Cel: przygotowanie i obsługa oferty oraz realizacja umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z osobami działającymi w imieniu kontrahenta).
• Weryfikacja danych firmy po NIP - podany numer NIP przekazywany jest do publicznego Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów (wl-api.mf.gov.pl) w celu automatycznego uzupełnienia nazwy i adresu firmy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (poprawność danych kontrahenta).
• Formularz kontaktowy - imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie firma i telefon oraz treść wiadomości. Cel: obsługa korespondencji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Asystent AI - treść rozmów prowadzonych z asystentem oraz identyfikator rozmowy. Rozmowy są zapisywane i mogą być przeglądane przez zespół Administratora w celu obsługi zapytań i poprawy jakości usługi; treść wiadomości przekazywana jest dostawcom modeli językowych (§3) w celu wygenerowania odpowiedzi. Cel i podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa zainteresowania ofertą, rozwój usługi). Prosimy nie podawać w rozmowie danych, które nie są niezbędne do doboru produktów.
• Statystyki odwiedzin - dane o korzystaniu z Serwisu (Google Analytics 4), zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą można wycofać w każdej chwili (usunięcie danych witryny w przeglądarce lub odmowa w banerze).
• Bezpieczeństwo i logi serwera - adres IP, znaczniki czasu, dane przeglądarki, zdarzenia ochrony antybotowej (Cloudflare Turnstile) i limity zapytań. Cel: zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności Serwisu, obrona przed nadużyciami. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane powierzamy wyłącznie podmiotom wspierającym działanie Serwisu, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, na podstawie umów powierzenia lub równoważnych instrumentów prawnych:

• dostawcy hostingu aplikacji i bazy danych,
• Cloudflare (przechowywanie plików, ochrona antybotowa Turnstile),
• dostawca usługi poczty transakcyjnej (wysyłka potwierdzeń, ofert i dokumentów),
• Firmao - system CRM, w którym obsługiwane są oferty, zamówienia i dane kontrahentów,
• dostawcy modeli językowych obsługujących Asystenta AI (np. Groq, OpenAI lub OpenRouter - zależnie od bieżącej konfiguracji) - wyłącznie treść rozmowy niezbędna do wygenerowania odpowiedzi,
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) - wyłącznie po wyrażeniu zgody,
• podmioty świadczące obsługę księgową i prawną Administratora - w zakresie dokumentów rozliczeniowych.

Niektórzy dostawcy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Transfer odbywa się wówczas na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (w tym EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO).

• zapytania ofertowe, oferty i korespondencja handlowa - przez okres obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń; dokumenty rozliczeniowe - przez okresy wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• wiadomości z formularza kontaktowego - do zakończenia obsługi sprawy i przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu,
• rozmowy z Asystentem AI - do 12 miesięcy od ostatniej aktywności w rozmowie, chyba że rozmowa wiąże się ze złożonym zapytaniem ofertowym (wówczas jak korespondencja handlowa),
• logi bezpieczeństwa - do 12 miesięcy,
• statystyki Google Analytics - zgodnie z ustawioną retencją narzędzia.

• Niezbędne - identyfikator listy do wyceny, identyfikator rozmowy z Asystentem, potwierdzenie dostępu do strony statusu zapytania (po weryfikacji NIP), zapamiętanie decyzji cookie oraz sesja pracownika w panelu administracyjnym. Działają zawsze - bez nich Serwis nie może świadczyć usług.
• Statystyczne (Google Analytics 4) - ładowane wyłącznie po kliknięciu „Akceptuję wszystkie” w banerze cookie. Wybór „Tylko niezbędne” oznacza, że żadne skrypty analityczne nie zostaną uruchomione.

Ustawieniami cookie można zarządzać także z poziomu przeglądarki; zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić złożenie zapytania.

Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania). Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.

Przysługuje również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania ofertowego lub wiadomości - bez nich nie będziemy w stanie odpowiedzieć. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne; odpowiedzi Asystenta AI mają charakter wyłącznie informacyjny.

Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem Serwisu lub zmianą przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji.